必备材料：合同台账
合同台账是服务过程中最基础也是最重要的资料之一。它需要列出企业所有主要合同的详细信息，包括合同编号、合同金额、合同期限以及合同双方的基本信息。这些数据有助于我们快速了解企业的业务往来和履约情况，为后续的财务数据归集和项目申报提供依据。建议客户在整理时，按照合同签订时间或业务类型进行分类，确保台账的完整性和条理性。如果已有电子版台账，请直接提供；如果没有，我们可以协助您根据现有合同逐一建立。
除了基本合同信息，台账中还应标注每份合同的当前状态，例如是否已执行完毕、是否存在变更或补充协议。对于正在履行的合同，需注明剩余期限和已收款/付款金额。这些细节能帮助我们在资料核对阶段快速定位问题点，避免因信息不全导致重复沟通。例如，在申报稳岗补贴时，合同台账中的用工数据和薪酬信息是计算补贴金额的关键依据，务必确保准确无误。
原始凭证准备
原始凭证是财务数据归集的核心材料，主要包括发票、收据、银行回单等。请按时间顺序整理所有凭证，并确保每张凭证的金额、日期、对方单位等信息清晰可辨。如果凭证数量较多，建议按月或按项目分类装订，并附上汇总清单。对于缺失或模糊的凭证，请提前标注，我们会在核对时一并处理。特别注意：电子发票需打印纸质版，并确保二维码清晰可扫描。
在整理原始凭证时，请重点关注与合同台账对应的收入与支出凭证。例如，某笔合同收款是否附有对应发票？采购付款是否有合规收据？这些对应关系是财务数据真实性的重要证明。如果发现凭证与合同台账存在差异，如金额不符或日期错位，请先自行核实，或直接标注以便我们后续跟进。对于跨年度的凭证，需单独归类，因为不同年度的财务口径可能不同。
项目相关文件
如果企业已有在申报或准备申报的项目，请提供相关的项目文件，包括项目计划书、技术文档、可行性研究报告、验收报告等。这些文件能帮助我们了解项目的背景、目标和技术路线，从而在资料核对和补正时更有针对性。例如，在申报高新技术企业时，技术文档中的研发投入和知识产权情况是核心审查点，请确保文件内容完整且与申报要求一致。
对于尚未启动但计划申报的项目，请提供初步的项目构思或意向书，并列出已具备的资源条件。我们会根据这些信息评估项目的可行性和申报时机，并给出资料准备建议。此外，如果项目涉及多个部门协作，请提供部门分工说明或协调记录，这有助于我们理解项目流程中的关键节点和潜在风险。
人员资质证明
人员资质证明主要针对技术岗位和关键管理人员，包括学历证书、学位证书、职称证书、职业资格证书以及培训证明等。请按照人员名单逐一整理，确保每份证明的姓名、发证机关、有效期等信息清晰。如果证书原件不便提供，清晰的扫描件或复印件也可。特别注意：证书上的姓名需与身份证一致，如有曾用名或变更，请附上说明。
在整理人员资质时，请关注证书与岗位的匹配度。例如，研发岗位的人员需提供与研发方向相关的学历或职称证明；财务岗位则需提供会计从业资格或注册会计师证书。如果某些关键岗位人员资质不全，请提前告知，我们会在资料核对时评估影响，并给出补正方案。此外，对于兼职或外聘人员，需提供聘用合同或合作协议，以证明其与企业的实际关系。